Czy i kiedy konto firmowe jest obowiązkowe

Czy zakładanie konta firmowego jest konieczne? Prowadzę działalność gospodarczą jednoosobowo, innymi słowy osobiście, dlaczego więc miałbym nie rozliczać jej używając konta osobistego? – pyta wielu kandydatów na drobnych przedsiębiorców. Poszukaliśmy odpowiedzi na to pytanie.

Co do zasady, firmy są zobowiązane, by wykonywać niektóre płatności za pośrednictwem konta bankowego. Mowa tu o rozliczeniach z urzędem skarbowym i z ZUS. Ale od tej zasady jest wyjątek. Mikroprzedsiębiorcy, a więc firmy, które w jednym (lub obu) z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniały mniej niż 10 pracowników i osiągnęły roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro mogą opłacać składki na ZUS i podatki nawet… przekazami pocztowymi. Dla większości z nich byłaby to jednak gigantyczna strata czasu i trudno polecać komukolwiek takie rozwiązanie. Zakaz płatności gotówkowych obowiązuje też wtedy, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jej wartość przekracza 15 tys. zł. W tych przepisach nie ma jednak zastrzeżenia, że zawsze konieczne jest konto firmowe.

Obowiązkowe konto firmowe

Czy i dla kogo konto firmowe jest obowiązkowe? Muszą je posiadać niektórzy płatnicy podatku VAT – ci, których dotyczy mechanizm podzielonej płatności. Jego stosowanie jest konieczne, gdy podatnicy VAT sprzedają lub nabywają towary zaliczone do grupy „wrażliwych”,  a wartość brutto całej faktury przekracza 15 tys. zł. Tego typu rozliczenia obowiązkowo muszą przechodzić przez konto firmowe. Mechanizm podzielonej płatności można dobrowolnie zastosować także przy innych transakcjach – i wtedy również niezbędne jest konto firmowe.

• Sprawdź czy trzeba mieć konto firmowe przy jednoosobowej działalności

Konto firmowe jest niezbędne także wtedy, gdy przedsiębiorca chce, by jego numer znalazł się na tzw. białej liście podatników VAT. Jakie znaczenie ma ta lista? Otóż przelanie kontrahentowi kwoty powyżej 15 tys. zł na rachunek spoza tego wykazu uniemożliwia zaliczenie tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu, powoduje też ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe. Upraszczając, dla podatników VAT operujących kwotami 15 tys. zł lub wyższymi wpisanie numeru konta na białą listę jest niezbędne do funkcjonowania w biznesie. A na białą listę może trafić tylko numer konta firmowego, nie osobistego.

Zgłoszenie numeru konta

Składając wniosek o wpis do CEIDG, a więc do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, przedsiębiorca ma obowiązek podać numery wszystkich rachunków bankowych, które są lub będą związane z działalnością gospodarczą. Jeśli takie rachunki pojawią się w przyszłości, to zgłoszenie będzie trzeba zaktualizować. Co ważne, chodzi to u rachunek albo rachunki „związane z prowadzoną działalnością gospodarczą”. Nie ma obowiązku, by były to konta firmowe.

Banki widzą to inaczej. Kiedy konieczne jest konto firmowe

Duża grupa mikroprzedsiębiorców nie ma więc obowiązku używania, ani nawet posiadania konta firmowego. Ale coś w tej sprawie do powiedzenia mają też banki, które określają, na jakich zasadach działają poszczególne produkty bankowe. Polityka większości z nich jest podobna. Oto kilka przykładów z regulaminów największych banków.I tak rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, czyli popularne ROR-y, „nie są przeznaczone do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych z prowadzoną przez klienta działalnością gospodarczą lub zarobkową” – czytamy w regulaminie rachunków bankowych PKO BP.

„Rachunki nie mogą być wykorzystywane do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej” – wyjaśnia w regulaminie rachunków dla osób fizycznych mBank.

„Posiadacz rachunku nie może wykorzystywać rachunku bankowego w celach związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą” – to zasada obowiązująca posiadaczy kont osobistych w Banku Millennium.

ING zastrzega, że rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy służy do gromadzenia środków i przeprowadzania rozliczeń, „z wyjątkiem rozliczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, społecznej, związkowej, itp.”. Natomiast Santander definiuje konto osobiste jako „rachunek (…),który nie służy do przeprowadzania przez posiadacza lub jego kontrahentów transakcji płatniczych związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą”.

Nie wszędzie pełen zakaz

Z największych graczy na rynku mniej rygorystyczne podejście ma tylko Pekao SA, które zamiast pełnego zakazu, wprowadziło częściowe ograniczenie. „Rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy nie może być wykorzystywany do rozliczeń pieniężnych z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, za wyjątkiem płatności na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędów Skarbowych i innych organów administracji” – czytamy w regulaminie banku z żubrem w logo.

Czy banki rzeczywiście wyciągają konsekwencje wobec klientów, których przyłapią na naruszeniu zakazu rozliczania przez konto osobiste transakcji związanych z działalnością gospodarczą?Teoretycznie bank mógłby wtedy nawet wypowiedzieć umowę, ale w praktyce jest to mało prawdopodobne. Takie zapisy w regulaminach mają jednak skłonić drobnych przedsiębiorców do otwarcia odrębnego rachunku, a więc konta firmowego, przez które będą przechodzić rozliczenia związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dla banków to oczywista korzyść: klient, oprócz konta osobistego, otworzy też dodatkowy rachunek dla firmy. Ale i przedsiębiorcy taki dodatkowy rachunek – nawet jeśli formalnie posiadanie konta firmowego nie jest konieczne – może przynieść pewne korzyści.

Wygoda i wiarygodność

Dlaczego posiadanie konta firmowego może mieć sens nawet wtedy, gdy nie jest ono obowiązkowe? Przede wszystkim ze względu na wygodę i przejrzystość. Posiadanie dwóch odrębnych rachunków pozwala łatwo oddzielić rozliczenia firmowe od prywatnych. A gdy finansami firmy zainteresuje się urząd skarbowy, kontrola obejmie tylko rachunek firmowy.

Wizerunkową korzyścią, o którą warto zawalczyć, jest też obecność na białej liście. Przedsiębiorca, który nie wystawia faktur VAT na kwoty przekraczające 15 tys. zł, nie ma przymusu, by wpisywać tam swój rachunek bankowy. Jednak takie działanie wciąż ma sens, bo zwiększa wiarygodność takiej firmy. Do takiego wpisu niezbędne jest konto firmowe, bo numer konta osobistego nie może trafić na białą listę.

Dostęp do dodatkowych usług

Potrzeby mikroprzedsiębiorców są tak różne, jak różne mogą być ich firmy. Czego innego będzie oczekiwał od banku tłumacz, wykonujący w ramach prowadzonej działalności kilka dużych zleceń rocznie dla jednego kontrahenta, czego innego trener czy instruktor fitness, świadczący usługi osobom fizycznym i przyjmujący wiele niewielkich płatności w ciągu miesiąca, a jeszcze czego innego właściciel niewielkiego pawilonu na osiedlowym bazarze. Jednak takie dodatki do konta, jak możliwość dzierżawy terminala do przyjmowania płatności kartą, ułatwienia we wpłacaniu gotówki czy usługi księgowe są dostępne tylko dla posiadaczy kont firmowych.

W którym banku konto firmowe?

W jakim banku otworzyć konto firmowe? Naturalnym wyborem jest ten, który prowadzi już konto osobiste przedsiębiorcy. Dzięki temu dostęp do obu rachunków będzie możliwy po jednorazowym zalogowaniu, a przelewy pomiędzy nimi – realizowane w czasie rzeczywistym. Oczywiście wygoda nie powinna być jedynym kryterium wyboru, należy też pomyśleć o kosztach. Jeśli ranking kont firmowych wskazuje, że oferta konkurencji jest zdecydowanie lepsza, nie ma co kurczowo trzymać się tylko jednego banku. Warto wreszcie zwrócić uwagę na promocje dla otwierających konto firmowe. Oferowane w nich nagrody są zdecydowanie wyższe niż w promocjach dla otwierających konto osobiste, a mała firma na dobry początek współpracy z bankiem może dostać nawet kwotę przekraczającą 1000 zł.